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Ausgabeformat des Meldebogens

News vom 2009-04-02: Regelmäßig werden wir mit inhaltlichen Änderungen des Meldebogens für Tageseinrichtungen (Heimbogen) konfrontiert, die wir stets in die Kitathek Professional einbauen und Ihnen als Update zur Verfügung stellen! Die Ausgabe des Meldebogens aus der Kitathek heraus erfolgt optimiert für die Textverarbeitung Microsoft Word ab der Version 97 bis hin zur aktuellen Version 2007.

News vom 2009-04-02

Format des Heimbogens

Technisch betrachtet wird dabei das sog. RTF-Format benutzt, ein Quasi-Standard, der von vielen anderen Textverarbeitungssystemen verstanden wird bzw. verstanden werden sollte. Leider verstehen verschiedene Textverarbeitungsprogramme diesen Quasi-Standard unterschiedlich.

Wir gehen davon aus, dass weit über 90% unserer Anwender Microsoft Word nutzen und somit einen korrekten Meldebogen erhalten. Leider müssen einige Einrichtungen mit nicht so gängigen Büroprogrammen wie z. B. StarOffice, OpenOffice etc. vorlieb nehmen. Bei diesen Programmen kann es zu Positionierungsfehlern im Ausdruck kommen; d. h. die Informationen werden nicht immer an den richtigen Positionen ausgedruckt. Wir haben auf diese Fehlinterpretation dieser Büroprogramme keinen Einfluss und eine jeweils separate Anpassung steht in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zum Aufwand. Für die betroffenen Einrichtungen gibt es folgende zwei Möglichkeiten mit diesen fehlerhaften Ausdrucken umzugehen:

  1. Manuelle Übertragung der korrekten Inhalte auf ein Blanko-Formular.
  2. Wechsel des Büroprogramms zu Microsoft Office; ältere Versionen sind durchaus günstig (z.B. über Ebay) käuflich zu erwerben.

Microsoft Excel-Export

Neuerdings wird neben der bisherigen Ausgabe in Microsoft Word die Ausgabe in Microsoft Excel gewünscht. Der Vordruck des LWL - Landesjugendamtes in Münster titelt hierbei:

Zitat: Vordruck einschließlich der Schlüsselzahlen lt. Verzeichnis in Excel, mit der Schreibmaschine oder in Blockschrift ausfüllen.

Demzufolge ist das Ausfüllen in Excel optional und nicht Pflicht! Dies kann auch keine Pflicht sein, denn viele Einrichtungen verfügen nicht über Microsoft Excel bzw. kennen sich mit dieser Tabellenkalkulation nicht aus. Nutzer anderer Büroprogramme wie z. B. StarOffice und OpenOffice stehen hier völlig ohne Unterstützung da.

Microsoft Excel lässt sich nicht wie Microsoft Word mehr oder weniger Versionsunabhängig maschinell verarbeiten. Demzufolge wäre die maschinelle Unterstützung von Microsoft Excel mit einem hohen Aufwand verbunden, der ebenfalls in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zu einem vertretbaren Aufwand stände.

Die Excel-Datei ist für Einrichtungen gedacht, die den Meldebogen manuell ausfüllen – also nicht maschinell in Microsoft Word mithilfe der Kitathek Professional. Für diese Einrichtungen bietet der Landschaftsverband LWL als Alternative einen PDF-Bogen zum handschriftlichen Ausfüllen an: PDF-Meldebogen vom LWL - Landesjugendamt

Sie finden in den Erklärungen zum Meldebogen folgenden Hinweis:

Zitat: Alternativ können Sie den aktuellen Meldebogen ausdrucken (dafür benötigen Sie  z.B. das kostenlose Programm Adobe Reader) und dann auf dem Papier ausfüllen. Nutzen Sie bitte beim Ausfüllen auf dem Papier das aktuelle Schlüsselverzeichnis. Senden Sie den ausgefüllten Meldebogen an Ihren Spitzenverband. Von dort wird ein Exemplar an das LWL-Landesjugendamt weitergeleitet.

In diesem Zusammenhang verweisen wir auf folgendes Rundschreiben des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe vom 09. März 2009:

Zitat: Träger, die einem Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege angeschlossen sind: Diese reichen bitte die Meldebögen ausgefüllt per E-Mail (im Format Excel 2000 / Excel 2003 (xls), andere Dateiformate können nicht eingelesen werden) oder in Papierform an ihren Spitzenverband weiter. Auf nachdrücklichem Wunsch der Spitzenverbände senden diese den Meldebogen direkt an das LWL-Landesjugendamt per E-Mail (an: xxx) oder in Papierform (in einfacher Ausfertigung) weiter. Das LWL-Landesjugendamt übernimmt es, den jeweiligen Jugendämtern die Meldebögen der entsprechenden Einrichtungen zu übersenden.

Sollte Ihnen Microsoft Excel und Microsoft Word zur Verfügung stehen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  1. Erstellen Sie den Meldebogen mithilfe der Kitathek Professional in Microsoft Word, markieren Sie jeweils die einzelnen Bereiche und kopieren Sie den Inhalte in die Zwischenablag. Fügen Sie anschließend diesen Inhalt in Microsoft Excel wieder ein (Zelle anklicken - Rechtsklick für's Kontexmenü - Inhalte einfügen - Als: Text. Sie können nicht den kompletten Inhalt auf einmal übernehmen!). Diese Excel-Datei können Sie dann per Email versenden.
  2. Erstellen Sie den Meldebogen mithilfe der Kitathek Professional in Microsoft Word und tragen Sie manuell die ermittelten Angaben in Microsoft Excel ein. Diese Excel-Datei können Sie dann per Email versenden.
  3. Drucken Sie den Meldebogen in Microsoft Word aus und versenden Sie ihn mit der Post.

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